O contador digital é aquele profissional que está conectado a uma nova era de gestão fiscal e tributária.

Com apoio da internet e da tecnologia, o contador evita o retrabalho em tarefas braçais, automatiza processos, acelera rotinas, aumenta a segurança dos dados, eleva o controle de suas finanças, investe em marketing e se torna, cada vez mais, um aliado estratégico do empresário.

Os processos contábeis estão cada vez mais digitalizados, inclusive por força do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Portanto, além de representar um esforço de modernização, ser digital também é adequar-se às exigências do fisco.

Para que fique mais claro, nada melhor do que conhecer um caso real, de empresa que deixou a planilha e a folha digital e se tornou, certo?

Para falar sobre o assunto, o Escritório Inteligente convidou Alexandre, da Revi Soluções Contábeis. Ele nos revela o que a sua empresa fez para digitalizar-se, os benefícios percebidos e as vantagens em investir em processos 100% online.

Acompanhe o passo a passo para se transformar em um contador digital e colocar sua empresa contábil em um novo patamar.

 

 

Contador digital: passo a passo

A rotina do contador não se torna digital da noite para o dia. É preciso repensar toda a estruturação da empresa contábil para que a tecnologia facilite, favoreça e acelere o trabalho do escritório.

Em primeiro lugar, é fundamental que os líderes da empresa se conscientizem de que investir em soluções e processos totalmente digitais é algo que aumenta a lucratividade.

Para essa transição, Alexandre enfatiza a importância da participação do gestor: “É o decisor que precisa ter em primeiro lugar essa concepção de que tudo mudou, e que continua mudando. Ele precisa olhar para onde o mercado de contabilidade está indo e buscar implementar um projeto para digitalizar a contabilidade”.

A partir dessa diretriz, viabiliza-se a digitalização dos serviços contábeis ao longo de três etapas distintas.

Vamos nos aprofundar em cada uma delas:

 

Projeto

Como em todo novo desafio, não se pode começar sem que estejam respondidas as questões básicas. O quê, quem, onde, quando e como fazer são aspectos que devem ser priorizados, servindo como um mapa para orientar as ações seguintes.

É também na etapa do projeto que é definido um cronograma, o qual, segundo Alexandre, deve ser seguido à risca.

Outro ponto muito importante, de acordo com o gestor da Revi Soluções Contábeis, é que a empresa já tenha uma mentalidade voltada para o universo tecnológico.

“Ser digital é uma mudança de filosofia”, diz o contador, que também destaca a participação de todos para acelerar a implementação do projeto. “Trabalho em equipe é essencial. A participação de todos é decisiva”, enfatiza.

 

 

Operacionalização

A contabilidade digital está fortemente ligada ao modelo americano de gestão, em que prevalece o “do yourself”, o “faça você mesmo”.

Esse é um ponto muito importante a ser observado. Para a transição, é preciso saber colocar a casa em ordem. Erros elementares, como desconhecer o valor do ticket médio, qual o produto mais vendido e outros encarecem e retardam a migração para o digital.

Na Revi Soluções Contábeis, um dos critérios para que um novo cliente seja aceito é justamente ter suas finanças já organizadas. Essa exigência se explica em função de uma característica da contabilidade digital, que é a menor demanda por mão de obra.

Tarefas repetitivas, antes delegadas a um funcionário, passam a ser executadas por sistemas online, liberando as pessoas para focar em novos projetos. Assim, quem não estiver preparado para desenvolver suas próprias ideias terá mais dificuldade.

Uma das vantagens em se ajustar ao cenário digital é percebida em custos menores. “Reduzimos nossos honorários em até 60% em alguns casos. Depois de digitalizar, percebemos que o tempo exigido para atender certos clientes caiu drasticamente, então nos reunimos e decidimos que o valor cobrado deveria se ajustar à nova realidade”.

 

Crescimento

Uma vez que o projeto seja implementado e a parte operacional esteja em atividade, é hora de aumentar o portfólio de clientes.

Sobre essa ampliação da cartela de clientes, Alexandre dá mais uma dica: “Na Revi Soluções Contábeis, nós segmentamos nossos clientes não por porte da empresa ou por faturamento, mas por nível de organização. Se não estiver com as finanças organizadas, não é interessante para nós”.

É importante destacar que não se trata de exigir que o cliente faça o trabalho da contabilidade. Na verdade, a exigência por organização financeira é um elemento básico, sem o qual nenhuma empresa poderá projetar o crescimento.

 

 

Contador digital otimiza processos

Entre os muitos benefícios advindos da digitalização, certamente o que mais se destaca é a otimização de processos. “Me chamou muito a atenção que, no final, os funcionários estavam maravilhados. Eles passaram a chegar à empresa sorrindo, dizendo que passaram a fazer em dez minutos o que antes levava um ou dois dias”.

Economia de tempo é um ativo que deve ser valorizado, até porque, no Brasil, as empresas gastam, em média, 1958 horas por ano só para dar conta de obrigações acessórias e outros procedimentos.

Empresas contábeis lidam o tempo todo com o recebimento de arquivos por parte de clientes. Notas fiscais, extratos bancários e controle de estoque são alguns dos muitos documentos recebidos todos os dias.

Reorganizar um volume tão grande de material seria desperdiçar tempo. Por isso, a contabilidade digital responde a esse desafio por meio da integração de sistemas, o que em última análise resulta em processos mais ágeis.

Menos trabalho também torna a demanda por mão de obra menor, pelo menos para as tarefas repetitivas.

 

Contabilidade consultiva

Uma vez que deixa de perder tempo com processos repetitivos, o contador digital ganha espaço para atuar junto ao cliente de forma estratégica. É a contabilidade consultiva, na qual o profissional ganha muito mais relevância, já que se coloca em condição de apontar para o seu cliente possíveis oportunidades de redução de custos, de expansão de negócios e gargalos da gestão.

Ninguém melhor do que o contador para avaliar os resultados financeiros, interpretá-los e devolver ao cliente análises preditivas sobre a performance de seu negócio. Assim, é possível agregar valor sem aumentar os custos. Na verdade, como vimos, é possível até mesmo reduzi-los, já que a contabilidade digital permite fazer mais em menos tempo e com diminuição de despesas.

É assim que a empresa contábil mostra ainda mais valor para o empresário. Em vez de cumprir o que parece ser apenas uma obrigação, o contador digital se torna essencial na tomada de decisões.

Dessa forma, a contabilidade vai além do registro de dados, do cumprimento de exigências fiscais e da resposta a questões tributárias do cliente. É possível auxiliar ainda mais o empreendedor a aumentar suas vendas, expandir o negócio e a evitar problemas oriundos do tempo escasso para lidar com as finanças e com os números da empresa.

 

 

Escritório Inteligente para o contador digital

Talvez você tenha percebido, ao longo do artigo, que a operacionalização da contabilidade digital é muito simples. Na verdade, tudo vai depender da solução que for utilizada para importar arquivos, envio de informações, integração de dados com o financeiro e outras tarefas.

Nesse sentido, o gestor da Revi Soluções Contábeis ressalta a importância de um sistema de gestão. “Em nossa empresa, além da organização financeira, determinamos como critério para aceitação de clientes a aquisição de um sistema de gestão financeira”.

Já que o sistema é tão importante, contar com um que seja simples de utilizar garante ainda maior agilidade na gestão dos processos.

O Escritório Inteligente tem hoje a plataforma mais fácil e amigável de ser implementada. Sua interface intuitiva já deixa claro para o contador o que precisa ser feito e como fazer, não deixando dúvidas quanto aos processos fundamentais.

Seja com o Escritório Inteligente ou outras soluções da área, o contador precisa se tornar digital cedo ou tarde. É isso que mostra a experiência de clientes como a Diretrizes Contabilidade.

Não se trata apenas de redução de custos, mas do aumento da competitividade, da diminuição dos processos operacionais, da possibilidade de captação de novos clientes e do reposicionamento estratégico para fazer o cliente crescer.

E para que tudo isso seja possível, é imprescindível contar com as parcerias certas. Você já escolheu a sua?

 

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