Você já ouviu falar em paperless? Este termo vem do inglês que, traduzido, quer dizer “sem papel”. Na prática, o paperless é um modelo de gestão que tem como objetivo reduzir ao máximo o uso do papel nas rotinas de trabalho. É por isso que aderir ao paperless é uma ótima oportunidade de investir no avanço tecnológico digital e apoiar práticas corporativas mais sustentáveis.

Falando do mercado contábil, muitos escritórios ainda usam o modelo analógico de gestão, com muito material impresso, rascunhos de anotações sobre a mesa e enormes arquivos em papel. Seja por medo da mudança ou por pensar que o investimento em tecnologia é muito alto, a verdade é que muitos escritórios de contabilidade ainda estão presos no passado.

Seja sincero, você é do time que pensa que o valor dos investimentos em tecnologia são altos demais para pouco retorno?

Então dê uma olhada em alguns dos principais benefícios do paperless para o seu escritório contábil:

Redução de custos operacionais e otimização do espaço físico

Os custos de manter processos analógicos no seu escritório contábil vão muito além de economia em papel e impressão. Os prejuízos envolvem o tempo que os colaboradores gastam procurando documentos e informações, perda de produtividade para consultar o status de processos, retrabalho para reelaborar um arquivo extraviado, entre outros.

Além disso, ao aderir a meios digitais de armazenamento de dados, grandes volumes de papel podem ser digitalizados, liberando os espaços antes ocupados por arquivos. Assim, essas salas podem passar a ser utilizadas para a expansão da equipe contábil e crescimento do escritório contábil.

Considerando tudo isso, será que deixar a transformação digital para depois é realmente econômico?

Melhoria significativa na performance 

Seguindo a linha da redução de custos, vem a melhoria da performance. Só quem já passou horas procurando um documento impresso, ou organizando o arquivo morto do escritório contábil, sabe como isso é um verdadeiro desperdício de tempo. 

É por isso que em uma gestão paperless o escritório conta com as ferramentas digitais necessárias para armazenar os arquivos em nuvem, o que deixa qualquer documento a um clique de distância.

Na nuvem, os arquivos são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente. Assim, quando alguém precisa consultar um documento, a solicitação pode ser atendida em poucos segundos.

Mais segurança e rastreabilidade dos dados

Digitalizados e armazenados em nuvem, os documentos ficam muito mais seguros. Dessa forma evitam-se extravios e os riscos de deterioração.

Além disso, em um é difícil ter controle de acesso sobre um arquivo físico de documentos. Por mais que alguns escritórios contem com o apoio de câmeras de vigilância, é difícil garantir que alterações e retiradas de documentos não autorizadas sejam de fato evitadas. 

Por outro lado, dependendo do software contratado, a gestão eletrônica de documentos garante controle de acesso aos documentos, com permissões definidas pelos gestores. Também é possível registrar dados detalhados de qualquer movimentação e alteração feita no documento, como por exemplo: data, horário, IP e identificação de quem fez a alteração.

Sustentabilidade

Não tem como falar em redução de papel sem falar em sustentabilidade. A transformação digital diminui os impactos ambientais à medida que reduz o consumo de papel e de outros materiais.

Cada vez mais as empresas estão conscientes da importância de fazer escolhas mais sustentáveis e do impacto que isso tem a longo prazo. Aderir ao paperless é uma dessas escolhas.

“Eu já uso e-mail e planilha online na minha empresa, isso não é ser digital?”

Sim, esses são passos importantes em direção à contabilidade digital. Porém, não adianta usar ferramentas digitais se seus processos continuam analógicos.

Pense comigo, de que adianta utilizar whatsapp, e-mail e planilhas online se é um funcionário específico que sabe para quem enviar as mensagens e que retém os dados para o preenchimento da planilha.

Se o funcionário falta ou acaba se desligando do escritório contábil, ficam os e-mails e as planilhas, mas os processos e rotinas se vão com ele. 

Complicado né?

É por isso que não basta usar ferramentas digitais, o escritório precisa modernizar os processos. Usar e-mail, whatsapp e planilhas online já te coloca na frente de escritórios reféns da papelada, mas ainda te deixa atrás de quem realmente está engajado na transformação digital.

Aliado à prática do paperless, um sistema de gestão online e automatizado pode trazer inúmeros benefícios ao seu escritório contábil:

• Mais controle para a tomada de decisões
• Números de performance do escritório contábil
• Mapeamento e acompanhamento dos processos em tempo real
• Controle de prazos e automação de entregas
• Planejamento semanal automático
• Envios automáticos de e-mails de follow-up
• Gestão eletrônica de documentos

Resumindo, aderir a  gestão online e automatizada é um divisor de águas no processo de transformação digital. Através de um sistema de gestão você vai acompanhar, em detalhes, tudo o que acontece na sua empresa contábil. 

Gestão ágil, eficiente e sustentável. Comece a transformação digital no seu escritório contábil.

Escritório Inteligente: ferramentas ideal na Transformação Digital

Porém, para entrar na Transformação Digital é necessário ter uma ferramenta que facilite o seu dia a dia e te da segurança para trabalhar os dados de forma assertiva.

Por isso, apresentamos as soluções do Escritório Inteligente, para otimizar o seu processo. Com a gente você terá a real integração contábil e a velocidade nos processos terceirizados.

Com as ferramentas que o Escritório Inteligente oferece, você conseguirá entregar também o serviço de BPO Financeiro e Recuperação de Créditos Tributários para o seu cliente de maneira rápida e simples.

- EiApp

Aproximar o contador de seu cliente é o objetivo do eiApp. Lançado em outubro, o app é gratuito para clientes do contador e vem com funcionalidades que substituem, por exemplo, a troca de e-mails, o serviço de entrega de documentos e entre outras. O eiApp está disponível para iOS e Android.

“Nosso diferencial é a disponibilidade da informação. O contador e seu cliente tem disponíveis os dados do seu negócio na palma de sua mão”.

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