Como eliminar a contabilidade atrasada

É possível fechar a contabilidade de 90 clientes em uma semana e muito mais! Acabar com a contabilidade atrasada no escritório

É bem contraditório, mas a realidade da maioria das empresas contábeis é de não conseguir manter em dia a contabilidade dos clientes, acumulando serviço.

O acúmulo começa na demora deles em repassar extratos bancários, notas fiscais, recibos e boletos em tempo hábil. É possível fechar a contabilidade de 90 clientes em 7 dias. Descubra os 4 passos para eliminar contabilidade atrasada.

O método a aplicar é simples e é capaz de aumentar os honorários contábeis e ainda ganhar produtividade. E ainda a baixo custo interno. 

O resultado de 90 meses de escrituração contábil fechados em uma semana aconteceu na Marco Contabilidade Consultiva. A média antes feita por cada contador era de 28 empresas em um mês.





Como funciona atualmente? 

No Brasil, 90% das empresas são de micro e pequeno porte, de acordo com o Sebrae. São empresas que sofrem com a falta de demonstrações contábeis e são a maioria dos clientes dos escritórios contábeis.

Normalmente esse empresário vai comprando, vendendo, tomando empréstimo, pagando empréstimo. E o combinado com o escritório contábil é de repassar até o 5º dia útil do mês todas as operações realizadas. Correto? Mas isso não ocorre na prática.

O que os contadores recebem são documentos atrasados e incompletos. e, algumas vezes, inidôneos. Há casos em que as informações inidôneas chegam para o contador meses depois, quando chegam. Não há hora-homem que dê conta de colocar isso em dia sem atrapalhar a fluidez do escritório.


O contador tem culpa dos atrasos contábeis

A culpa dos contadores também existe. Os contadores não fazem a sua parte de cobrar, de orientar, de mostrar o valor que aquilo tem para a tomada de decisão, para a saúde e sucesso do negócio do cliente.

O cliente sai prejudicado porque as demonstrações contábeis são ferramentas de gestão. Afeta nas decisões de investimento, de financiamento, tomada de crédito. Sem as demonstrações contábeis, os empresários continuarão administrando seus negócios de maneira amadora.

O contador também não sai ileso. É dever legal  do profissional contábil fazer as demonstrações contábeis. Dever previsto no Código Civil, na Lei de S.A.s e no Código de Ética do Profissional Contábil. 

Está na hora de parar de empurrar para debaixo do tapete esse problema da contabilidade atrasada. 


O método 

Faça a contabilidade importando esses lançamentos do sistema financeiro. Desta forma se evita o retrabalho e é possível antecipar as atividades.

Descubra como otimizar os processos de rotina de sua empresa contábil com o Integra Fácil. Evite a digitação manual dos dados financeiros e reduza o risco de erros de classificação na contabilidade dos seus clientes. Elimine 80% da digitação e 2 semanas de trabalho automatizando as informações.

Na hora que a empresa fez o pagamento de um fornecedor, ele já lançou aquela informação em algum lugar. Porque lançar de novo no seu sistema contábil? Na hora que alguém emitiu uma nota fiscal, alguém já digitou algo, porque digitar de novo?

A realidade das micro e pequenas empresas são de ausência de um sistema de gestão financeira. E quando há um software, costuma haver incoerências no lançamento de dados.

Saldos e lançamentos não batem, existem movimentações lançadas sem documentação fiscal adequada, entre outros problemas. 

Então como fazer a contabilidade importando os lançamentos do financeiro, se o cliente não é confiável para fazer esses lançamentos? A resposta é: se o cliente não sabe fazer, faça você pelo cliente (e cobre honorários por isso)!

Processe o financeiro desse empresário através do serviço de BPO Financeiro (Business Processing Outsourcing), a terceirização do controle financeiro.


O passo a passo para acabar com a contabilidade atrasada

Crie um setor para processamento financeiro das movimentações dos cliente

Crie um novo setor, que pode ser chamado de Financeiro. Ele vai funcionar de modo diferente do que o setor de Contabilidade.

O setor financeiro vai registrar as operações sob o regime de caixa, controlando as entradas, saídas e saldos, enquanto o setor contábil vai registrar as operações sob o regime de competência, apropriando receitas, custos, despesas e resultados.

Esse setor financeiro pode ser composto por profissionais da área contábil ou administrativa, inclusive por estagiários. 

O custo-benefício de estagiários é muito bom para a empresa e os universitários geralmente são antenados, dispostos a aprender, ligados à tecnologias, chegam com garra.

Alunos de Ciências Contábeis costumam ser ideais por serem de uma área de estudo muito próxima da carreira sugerida e, portanto, que podem ter maior interesse em crescer dentro da empresa.

O time é comandado por um líder que treina, colocando a mão na massa, e acompanha o trabalho.


Combine repasse com o cliente de documentos

Diariamente ou semanalmente, a depender do que ficou combinado, o empresário vai repassar fotos ou arquivo PDF de todas as movimentações financeiras que ele fez. Esse material é encaminhado via WhatsApp para a equipe do Financeiro.

Simplificação financeira que traz velocidade pra quem mais precisa. Nela o cliente anexa e compartilha fotos ou PDF dos documentos para a contabilidade de forma ágil. Mais praticidade no seu dia-a-dia, rapidez e precisão na localização de documentos.

A periodicidade do envio não pode passar de uma semana, pois a tendência é que em períodos maiores que esse, o empresário perca documentos. Convença seu cliente de que sua empresa de contabilidade é digital e, portanto, não recebe documentos físicos.


Time Financeiro recebe documentos e os categoriza 

O profissional do setor Financeiro baixa aquele documento via WhatsApp, faz a conciliação no sistema financeiro e anexa aquele arquivo. 

Gestão Financeira, gerencie suas finanças de forma prática e segura no dia a dia. Funcionalidades fáceis, interativas e intuitivas. Para começar sem medo. Integração com qualquer Sistema Contábil.

Ao chegar no final do mês, a contabilidade praticamente já está pronta. Pelo menos a parte de conciliação bancária e contas caixa. 

Bastará que o setor contábil importe os lançamentos feitos pelo setor financeiro e faça a conciliação, análise e fechamento das demonstrações. Isso dá um ganho de produtividade a baixo custo.

Dentro do sistema, os lançamentos são feitos informando uma categoria. Em cada categoria é incluído um documento. Logo após terminar a conciliação, é importada o OFX e faz bater as contas. Lança o Contas a Pagar e a Receber e depois de tudo pronto é feito parametrização do sistema.


Contadores farão o papel de análise

O time da Contabilidade fará um De-Para. Ficar digitando tarifa bancária, extrato com 15 páginas, usar a regrinha para cada linha, não é necessário com o uso desse método. 

O contador vai analisar, verificar se existe alguma falha no Financeiro que precisa ser melhorada, corrigir. Fazer as demonstrações, auxiliar o cliente.


Vantagens

Com o recebimento de todos os documentos por foto ou PDF, o sistema de gestão financeira passa a ser um poderoso acervo, o storage. Fácil, inclusive, de se puxar contas por setor ou mesmo documentos, caso for realizar análises específicas ou o cliente solicite.

Simplificação financeira que traz velocidade pra quem mais precisa. Nela o cliente anexa e compartilha fotos ou PDF dos documentos para a contabilidade de forma ágil. Mais praticidade no seu dia-a-dia, rapidez e precisão na localização de documentos.

A fórmula ensinada tem de ser implantada primeiro dentro de casa, ou seja, no escritório de contabilidade. Conforme for vendo resultados, pode escolher algum cliente para se começar a aplicar a nova metodologia. E aos poucos implementar em toda cartela de clientes.




Escrito Por Pedro Nery

Compartilhe este post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Mais lidos

Leia Mais

Siga-nos

11. 4522-3466 | 11. 97629-7772

comercial@escritoriointeligente.com

Av. Henrique Andrés, 68 - Centro - Jundiaí, SP