CONVERGÊNCIA 

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Revelação de fotos nos dias de hoje é algo que lhe soa estranho, certo? Já foi pior. Há 15 anos, para um registro fotográfico, as seguintes etapas precisavam ser seguidas:

1. Comprar um filme de 12, 24, 36 ou 48 fotos;

2. Fazer as na expectativa que daria tudo certo (e não tinha isso de “Deixa eu tirar mais uma para garantir – tinha que dar certo e pronto.”)

3. Assegurar a utilização do restante do filme somente para revelar as fotos da sua expectativa;

4. Procurar uma loja de revelação, esperar de 2 a 3 dias, torcendo para ter dado tudo certo.

Cumpridas todas as etapas, era chegado o esperado momento: receber “o pacote”, escolher, ordenar, esconder, deletar (rasgar mesmo, quase um pecado) e, finalmente, mostrar para amigos e parentes o que se pretendia registrar.

Se você pensou: “Isso deu saudade”, talvez não faça muito sentido o que vem abaixo. Se você pensou: “Meu Deus! Quanto sofrimento! ”, ou você já iniciou um processo de ruptura em sua empresa ou é um forte candidato para isso.

Iniciar uma discussão sobre disruptura contábil citando cases como este acima, ou sobre o Uber, Airbnb, NetFlix, Skype, Whatsapp e outros já amplamente divulgados pode parecer um tanto quanto clichê. Ocorre que, discutir mudanças com resultados já sedimentados, pode ser inspirador.

Muitas outras mudanças disruptivas estão em curso e seus resultados ainda não nos sãos claros, como o caso da Watson, plataforma de serviços cognitivos desenvolvida pela IBM. A cognição consiste no processo que a mente humana utiliza para adquirir conhecimento a partir de informações recebidas. O Watson traz para a realidade o que foi retratado por Steven Spielberg, em 2001, no filme A.I. – Inteligência Artificial. E qual será o impacto da inteligência artificial na prestação de serviços? Poderá a máquina nos substituir?

Algumas prestações de serviço nos parecem mais blindadas à “ameaça das mudanças disruptivas ”, como o cuidado em saúde, o atendimento psicológico, a gestão de pessoas, entre outras. Mesmo nessas áreas, aparentes zonas de conforto, já ouvimos, boquiabertos, notícias de robôs que diagnosticam, que operam, softwares que identificam perfis comportamentais e outras tantas mudanças em ebulição.

Mudanças na contabilidade

Na contabilidade essa evolução não é diferente, a reinvenção iniciou-se por volta de 1990 onde os computadores automatizaram cálculos e trouxeram respostas rápidas a tarefas manuais. Chegamos a nos esquecer de que, um dia, holerites foram datilografados um a um e os livros fiscais eram passados em folha de gelatina para se finalizar uma escrituração.

Mesmo com tamanho impacto, os processos continuaram os mesmos. Concretizou-se apenas a informatização do trabalho manual. A mudança verdadeiramente transformadora foi alavancada pelo fisco, quando as obrigações começaram a ter caráter eletrônico, exigindo-se integração de dados e relacionamento entre cliente e contador. Diante disso, foi necessária uma rápida resposta das organizações contábeis que, na maioria dos casos, infelizmente não ocorreu, talvez por ter sido insuficientemente difundido o conceito da integração necessária.

Dessa forma, as reduções do quadro funcional feitas com a chegada do PC, não se sustentaram após as novas obrigações. Quem demitiu, teve que recontratar. A quantidade de horas gastas para cálculos e envios de informações fiscais não diminuiu significativamente.

Um estudo da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacom), realizado em 2015, mostrou que as empresas gastam aproximadamente 586,4 horas/ano para o cumprimento de suas obrigações fiscais. Já segundo o Banco Mundial, em2013, eram cerca de 2.6 mil horas/ano com burocracia fiscais. É, pois, extremamente longo, o tempo para cumprir obrigações e o desafio de automatizar os processos de trabalho se faz premente.

A informatização para além dos computadores

Não basta ter um computador e recursos online, se a dinâmica de trabalho não sofrer uma modificação completa. Definitivamente, o grande vilão desta história é a falta de uma comunicação automatizada entre a empresa e o escritório de contabilidade. A tecnologia dentro das empresas contábeis não deveria ser utilizada somente para cumprimento legal.

Hoje, é essencial para obtenção de êxito na otimização dos trabalhos, o aproveitamento das informações das empresas para escrituração contábil, que é o registro de tudo o que ocorre no dia a dia de empreendimentos de qualquer tamanho. A informatização do processo contábil vai, pois, muito além de se ter alguns computadores e um servidor caro. A escrituração tradicional, feita de maneira manual e não automatizada, demanda muito tempo do contador e se torna um trabalho exaustivo, sujeito, inclusive, a erros constantes que podem afetar toda a gestão de uma empresa.

Com a automação dos processos contábeis, o profissional da contabilidade tem muito mais recursos para trabalhar e fornecer informações de qualidade para seus clientes tomarem decisões mais assertivas em relação aos negócios. Dessa forma, ao contrário do que pode pensar o senso comum, o papel do contador não vem perdendo espaço com o avanço das tecnologias. Pelo contrário, o profissional ganha mais importância e precisa desenvolver novas capacidades e assumir novas funções.

O que ocorre é uma reconfiguração do papel do contador. Com um acesso rápido e fácil a uma quantidade cada vez maior de informações integradas, o profissional passa a assumir um papel diretamente relacionado à gestão. Nesse caso, não somente a quantidade é importante, mas a qualidade, o que se faz com o que se tem disponível. A gestão de toda a informação contábil, como o tratamento e difusão, e que tipo de orientação pode ser dada aos clientes dirá muito do sucesso do trabalho de um contador.

Esse novo cenário da tecnologia da informação traz novas exigências ao profissional. O trabalho deixa de ser focado apenas no presente e passa a estar mais ligado ao futuro, às projeções de cenários. Agora é possível — e importante — prever os acontecimentos para agir com antecedência de maneira mais eficiente e assertiva. Tudo com velocidade e segurança.

É isso que se espera de um bom contador: ser capaz de interpretar informações para prever cenários futuros e orientar os gestores das empresas. Ou seja, a internet não é uma ameaça ao contador, mas uma oportunidade de se aperfeiçoar e desenvolver novas habilidades. Além, é claro, de otimizar processos que antes demandavam muito tempo.

Contabilidade Digital

Algumas empresas intituladas como contabilidades online vem conseguindo êxito na prospecção de clientes. Eles definem um padrão de comunicação onde a empresa, necessariamente, digita todas as informações para contabilização e as aproveitam para análise dos resultados financeiros. A proposta principal é aproveitar as ferramentas disponíveis online para otimizar o serviço de um contador. Estes modelos têm um trabalho focado em preço baixo e diminuição do retrabalho.

Do outro lado, surgiu também a chamada Contabilidade Digital. Trata-se de um modelo híbrido entre o online e o tradicional. É uma nova categoria de serviços contábeis que alia o trabalho com foco na performance e nos resultados. Diferente da contabilidade online que foca em preço baixo, a Contabilidade Digital baseia-se em eficiência operacional obtida com integração plena entre o contador e o cliente, combinado a um atendimento consultivo. Isso certamente é a chave para avanços significativos nas atuais estruturas de trabalho, a verdadeira disrupção contábil. Diversos serviços podem ser qualificados por meio da internet. Algumas tarefas podem ser perfeitamente migradas para o meio digital, sem prejuízo nenhum à qualidade dos serviços prestados. Dentre elas, estão:

Substituição do papel: praticamente tudo o que dependia do papel pode ser migrado para o ambiente virtual. Notas, contratos, declarações. Digitalizar tudo isso facilita o trabalho do contador.

Análise financeira: a contabilidade digital possibilita acompanhar as movimentações financeiras em tempo real. Agora, é possível que o contador monitore as despesas e receitas em tempo hábil para tomar decisões a atitudes importantes.

Relação com o cliente: muita coisa pode ser resolvida online, seja por e-mail ou conversas instantâneas, como por Skype e por whatsapp, além de as próprias plataformas desenvolvidas para os serviços de contabilidade possibilitarem espaços interativos.

Sistemas integrados: um sistema contábil integrado permite importar informações essenciais para o trabalho de um contador. Isso quer dizer que os dados de um cliente podem ser facilmente transferidos direto para o sistema contábil.

É claro que não há uma receita certinha a ser seguida para ser e para encontrar um bom contador digital. Mas buscar algumas atitudes e características já são o primeiro passo para que isso aconteça. Conhecer bem o mercado no qual se está inserido é fundamental. Nesse ponto, também estão incluídas pesquisas de ferramentas digitais que estão disponíveis e que podem contribuir para o trabalho desenvolvido.

Para definir as melhores ferramentas, contador e cliente precisam se fazer algumas perguntas básicas: é necessário melhorar a organização de documentos? Aumentar a produtividade? Acompanhar tarefas a distância? Otimizar a comunicação? Gerenciar melhor as informações e documentos? A partir das respostas, fica mais fácil traçar os objetivos da utilização de cada uma das ferramentas. Afinal, não adianta adotar determinado software ou programa só porque “todo mundo usa”.

Outro ponto fundamental é garantir o engajamento de toda a equipe para que as ferramentas escolhidas funcionem conforme o esperado e planejado. Isso não significa dar novas funções e sobrecarregar os profissionais. Pelo contrário, introduzindo as novas ferramentas na rotina, a equipe vai perceber como elas facilitam e tornam o trabalho mais prático, ao invés de ser mais uma tarefa a ser exercida.

Conhecer alguns erros comuns também é importante para evita-los. Afinal de contas, toda novidade traz seus riscos, que sempre podem ser minimizados. O primeiro deles é idealizar que as ferramentas digitais trazem soluções sozinhas ou achar que elas já fazem a maior parte do trabalho. Elas não são mágicas, a eficácia depende muito mais do contador, da forma como ele vai utiliza-las no trabalho.

Além disso, medir os resultados obtidos sempre deve fazer parte do cronograma de uma empresa de contabilidade digital. Fazer uma avaliação periódica pode contribuir para a percepção de que algo não funciona bem a tempo de ser substituído.

As possibilidades trazidas pela contabilidade digital são uma oportunidade para que contadores e empresas contábeis saiam do lugar e se atualizem, gerando melhores resultados para os clientes e para os próprios contadores. Convencer os clientes mais tradicionais e desconfiados de que a automação é uma vantagem é um desafio que precisa ser enfrentado.

Segmentação de clientes

A partir da disruptura da contabilidade, o ganho de otimização de documentos torna-se um legado definitivo para a empresa. A grande questão é quebrar o paradigma de que: “Meu cliente é diferente, não dá para fazer isso”. Costuma mesmo ser assim quando se fala em inovação.

O principal fator para permitir mudanças definitivas é o tempo e a conscientização do processo. O livro Atravessando o Abismo, de Geoffrey Moore, escrito em 1999, apresenta uma proposta de segmentação de clientes para implantação de novas tecnologias e metodologias. Segundo Moore, existem 5 categorias para estes clientes: Inovadores, Visionários, Pragmáticos, Atrasados e Retardatários.

Dividir os clientes nestas categorias poderá permitirá ao escritório perceber o seu público de maneira individualizada e com isso definir estratégias para implementação das mudanças necessárias. Além disso, é importante conhecer bem o cliente e perceber o quanto ele próprio mudou a rotina de trabalho. Papel, lápis, caneta e uma visita presencial já não estão tão inseridos no dia a dia de um contador como antes. Economizar tempo, hoje, é algo fundamental e o relacionamento com o cliente deve ser objetivo.

Tão importante quanto a segmentação, é a escolha das melhores ferramentas para garantir a integração de dados e a definição dos processos de trabalho. Qual o calendário de integração com os clientes? Haverá visita de relacionamento? Como apresentar resultados obtidos e métricas para o time? Houve revisão contratual para entrada de novos clientes? As ferramentas/softwares a serem utilizados podem ou não ser implementadas de forma gratuita? Quais serão as metas da equipe? Como mensurar se foram alcançadas?

Se o Conselho Federal de Contabilidade se baseasse no estudo de Moore para segmentação dos escritórios de contabilidade, qual seria a sua categoria? Como dizem as avós: “Quem sai na frente bebe água limpa”, então, “bora” inovar!

Por Helbert Macedo