O Planilha Padrão é a ferramenta que conecta a empresa contábil com os seus clientes.
Se você é contador ou executivo de um escritório de contabilidade sabe que não é fácil lidar com tantas questões referentes aos processos contábeis. São inúmeros pontos de atenção que demandam muito cuidado para que tudo seja realizado sem a ocorrência de erros e dentro dos prazos legais exigidos.
Porém, existem maneiras efetivas de tornar esses processos menos onerosos. Sendo que a integração contábil é a principal delas. Exatamente devido a isso, o protagonista do nosso artigo de hoje é o Planilha Padrão.
Não seria ótimo se fosse possível padronizar e automatizar o processo contábil de todos os clientes?
E mais, também não seria excelente se os clientes tivessem à disposição uma solução que lhes permitisse enviar todas as informações ( movimentos financeiros, contas a pagar e receber, comprovantes…) necessárias ao processo contábil de uma forma simples, fácil e organizada? Pois saiba que tudo isso é possível graças ao Planilha Padrão.
Por isso, esse artigo fará uma apresentação detalhada sobre essa ferramenta. Confira com atenção e veja como o Planilha Padrão pode agilizar os processos contábeis do seu escritório!
O que exatamente é o Planilha Padrão?
O Planilha Padrão é uma ferramenta que conecta o escritório de contabilidade com os seus clientes. Ele provê integração contábil através da disponibilização de uma área exclusiva em que cada cliente tem acesso a um módulo financeiro (para gestão do seu fluxo de caixa), além de função para compartilhamento de documentos.
Ele tem três objetivos principais:
- Padronizar e automatizar o processo contábil;
- Otimizar o fluxo de informações entre os clientes e a contabilidade;
- Entregar mais valor aos clientes através da cessão de uma ferramenta para gestão de seu fluxo de caixa.
Resumidamente, pode-se dizer que ele funciona como um portal no qual cada cliente possui a sua área exclusiva para se comunicar com a contabilidade. Sendo que, nesse portal, o cliente vai fazer bem mais do que apenas enviar ou receber documentos.
Basicamente, o escritório de contabilidade que implementa o Planilha Padrão tem os seguintes benefícios:
- A integração em tempo real do escritório de contabilidade com os seus clientes;
- A melhoria na organização dos documentos e na comunicação com os clientes;
- A redução do trabalho manual e dos riscos de ocorrerem falhas;
- O aumento da satisfação dos clientes, tornando a contabilidade mais competitiva;
- A diminuição expressiva do tempo de fechamento contábil.
Por que é essencial utilizar uma ferramenta de integração contábil como o Planilha Padrão?
A maioria dos proprietários de escritórios de contabilidade enfrenta dificuldades recorrentes em suas rotinas. Um problema comum é o fato de muitos clientes não possuírem sistemas de gestão. Além disso, mesmo os que possuem, não fazem as configurações necessárias para viabilizar uma integração automática, sem intervenções manuais, com o seu sistema contábil.
O resultado é que, frequentemente, a equipe do contábil precisa registrar os lançamentos de forma manual.
Isso gera retrabalho e grande exposição a falhas!
Talvez você já tenha recomendado a alguns dos seus clientes contratar um sistema de gestão financeira. Alguns contadores experientes têm feito isso. Contudo, essa estratégia, embora correta, tem mostrado um efeito prático limitado. Seja por que muitos clientes não querem investir em um sistema (eles acham que esse é um problema do contador). Ou porque não possuem pessoal para configurar adequadamente a solução.
A gestão de documentos também é um desafio
Outra dificuldade comum é em relação à gestão da documentação. Tanto àquela que é recebida dos clientes quanto a que é produzida pela equipe do escritório. Muitos documentos ainda são recebidos em papel e boa parte do fluxo de arquivos eletrônicos é feito por e-mail. Isso causa o congestionamento das caixas de correio, solicitações de reenvio de informações e dificuldade na localização de documentos.
E esse é apenas o cenário interno de um escritório de contabilidade. No cenário externo, a competição, que já é grande, com a disseminação dos serviços de contabilidade online, continua aumentando.
Com isso, os escritórios que não conseguirem se diferenciar, entregando mais valor aos clientes e mantendo custos baixos, terão muita dificuldade em sobreviver, pois os preços continuarão sendo pressionados para baixo. Por outro lado, clientes mais exigentes demandarão mais serviços do contador.
Ou seja, ou a empresa se reinventa, melhorando a gestão, padronizando e automatizando os seus processos e entregando mais valor aos clientes. Ou dificilmente ela terá condições de sobreviver em um cenário cada vez mais competitivo. Desse modo, conclui-se que utilizar uma ferramenta como o Planilha Padrão é essencial exatamente porque viabiliza essa otimização da gestão e a padronização e automatização dos processos contábeis.
Funcionalidades do Planilha Padrão
Estão disponíveis diversas funcionalidades que proporcionam uma melhor gestão do fluxo de caixa aos clientes, além de viabilizarem a integração em tempo real com a contabilidade, otimizando o processo contábil e agilizando a rotina do escritório. Essas funcionalidades são:
- Programação de contas a pagar e a receber;
- Gestão de Documentos: permite anexar os documentos para a contabilidade de forma ágil.
- Categorização e conciliação do movimento financeiro;
- Integração com o sistema de gestão contábil, através da exportação do movimento financeiro e contábil;
- Relatórios;
- Cadastro inteligente de empresas, categorias, históricos e partidas contábeis, que possibilitam ao contador a padronização dos planos de contas por segmento de cliente.
- Versão mobile: transforme seu negócio num escritório de contabilidade inteligente com um App próprio com a sua logomarca.
Utilização prática dessa ferramenta de integração contábil no escritório contábil e pelos clientes
Sobre a utilização prática dessa ferramenta de integração contábil, o primeiro aspecto a ser destacado é que o Planilha Padrão possui uma área exclusiva na qual o cliente tem acesso e realiza a sua programação de contas a pagar e receber.
A partir daí, é só exportar os movimentos que eles já estarão prontos para integrar com o seu sistema contábil. Além disso, a solução disponibiliza consultas e relatórios que mostram ao empresário toda a movimentação financeira (entradas/saídas) da empresa.
Toda a inteligência é baseada em um cadastro que inclui o plano de contas, as categorias de despesas e receitas e os históricos contábeis. Sendo que você pode configurá-los por segmento de mercado.
Conclusão
Como foi exposto ao longo do artigo, o Planilha Padrão é uma ferramenta de integração contábil completa. Primeiramente, porque ele viabiliza a otimização dos processos internos do escritório. Além disso, há o cuidado de agilizar a comunicação e agregar mais valor na relação com o cliente. Inclusive com a disponibilização de um financeiro e de um aplicativo para ele. Ou seja, pode-se afirmar que o Planilha Padrão é o aliado ideal de qualquer escritório de contabilidade que queira aprimorar seus processos para se manter em consonância com as exigências do mercado.
Ou seja, com o Planilha Padrão, todos saem ganhando. A contabilidade, que padroniza e automatiza o seu processo contábil, reduzindo o trabalho manual e a incidência de falhas. E o cliente, que passa a contar com uma solução que lhe ajuda de forma simples e eficaz com a gestão financeira da sua empresa. Você acha que seria interessante para o seu escritório de contabilidade contar com uma ferramenta como o Planilha Padrão? Então clique aqui, entre em contato com a equipe e agende uma demonstração dessa ferramenta exclusiva para a sua empresa!
