Você já percebeu que uma empresa contábil guarda um verdadeiro tesouro em dados? Todas as informações contábeis, fiscais e financeiras dos clientes passam por lá. Garantir a segurança disso é tão importante que possui até uma lei: a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados.

Como toda nova regra, a implementação dessa nova lei traz mudanças, alterando a forma como as informações das empresas e pessoas são tratadas e impactando as empresas contábeis. E é sobre estes impactos que vamos falar neste texto.

1 – O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados visa proteger os dados pessoais físicos e digitais das empresas e cidadãos brasileiros. As mudanças alteram significativamente as obrigações quanto ao tratamento de informações pessoais.

Tanto no manuseio de colaboradores, funcionários de empresas terceirizadas, clientes ou fornecedores, a finalidade é aumentar a proteção à privacidade dos indivíduos e o controle sobre o que é feito com dados.

Além disso, as empresas deverão informar de forma clara aos titulares sobre as condições da coleta de dados e como eles serão utilizados, caso contrário o consentimento pode não ser válido e ser revogado, interrompendo a coleta ou utilização de dados daquele titular imediatamente.

Para se adaptar à LGPD será necessário: mapear dados, classificar, organizar conforme a base legal que autorizou o tratamento e tornar tudo mais seguro.

2 – Quando entra em vigor?

A LGPD já está em vigor, mas caso não tenha se adequado, você ainda não sofrerá nenhuma punição. Isto, porque apesar das novas regras para proteção de dados terem passado a valer em agosto de 2020, multas, prazos e punições poderão ser aplicados somente depois de agosto de 2021.

Um projeto de lei com regime jurídico especial, PL1.179/2020, apresentava regras transitórias para vigorar durante a pandemia de Covid-19, mas foi rejeitada pelo Senado. Sendo assim, reiteramos: os artigos da lei que tratam das sanções só entrarão em vigor a partir de agosto de 2021.

3 – A LGPD e os impactos na contabilidade

O impacto da LGPD nas empresas contábeis é direto, já que essas empresas possuem informações importantes de seus clientes e outras pessoas.

Por estarem envolvidas com a regulamentação, devem ser adotadas mudanças para garantir a adequação à lei e à proteção das atividades. Para as empresas contábeis, é importante gerenciar documentos de clientes, pois são eles os responsáveis por demonstrar que estão operando dentro da legalidade.

Por isso, gerenciar adequadamente a documentação é fundamental para a comunicação entre clientes e o escritório. Além disso, investir na segurança de dados pessoais por meio de uma plataforma contábil, fazer uma boa gestão dos tributos e do financeiro, organizar e reter adequadamente estes arquivos pode ajudar na segurança e proteção dos dados.

O não cumprimento das definições da LGPD prevê claramente multas e sanções significativas, algumas delas podem chegar até R$ 50 milhões por infração cometida. Assim, mesmo que a implementação de novas práticas gere demandas, é melhor aderir do que sofrer penalização.

4 – Como as empresas contábeis podem se adaptar

Nesse processo de adequação, as empresas contábeis devem se adequar para o que a LGPD define como prioritário na proteção de dados. Veja quais medidas já devem ser tomadas:

• Consentimento de dados
  A única pessoa que pode autorizar escritórios de contabilidade a usá-lo é o titular dos dados. Este consentimento explícito deve ser reforçado especialmente em sistemas digitais.

• Diferenciação entre controlar e operador
  A Lei também exige que as empresas definam quem irá fazer uso dos dados, sendo a responsabilidade de cada colaborador diferente. Enquanto o controlador direciona o que será feito com os dados, o operador lida com eles na prática.

• Comitê de segurança da informação
  As empresas contábeis devem criar um Comitê de Segurança da Informação para avaliação das medidas de proteção de dados próprios e dos clientes. Neste comitê haverá um profissional exclusivo, o Data Protection Officer, responsável pelo cumprimento da lei.

• Medidas de redução de exposição
  A empresa contábil deve utilizar técnicas de segurança administrativas e de operações diversas, implementadas de forma ampla, para que todos os colaboradores possam praticar. Isso também é parte trabalho do comitê de segurança da informação.

• Responsabilidade das terceirizadas
  As empresas contábeis que tiverem subcontratadas devem exigir que elas também se adaptem às medidas de proteção de dados, porque estarão também sujeitas às sanções em casos de vazamentos. Assim, é fundamental ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.

5 – Como a tecnologia pode ajudar os contadores

Como a maior preocupação da LGPD é com a segurança e vazamentos de dados, um sistema de gestão em nuvem é capaz de dar a segurança que o contador do futuro precisa. Com o uso dessa ferramenta não é necessário guardar mais nada nos computadores ou no servidor da empresa, o que garante muito mais segurança.

Mas não é só a proteção dos dados que aumenta com a computação em nuvem. Plataformas online de gestão contábil, trazem outros benefícios.

A computação em nuvem é um dos recursos que trazem mais praticidade para os profissionais do escritório, facilitando a interação com os clientes e a conclusão das atividades. Além disso, garante a segurança dos dados e aumenta a produtividade do time.

É impossível negar a importância da tecnologia nos processos de uma empresa contábil.