Empresário de contabilidade conta como transformou a sua empresa, antes totalmente baseada em processos manuais, em uma empresa 100% digital.
A contabilidade é uma das áreas mais afetadas pelo fenômeno da transformação digital, que vem alterando a forma de trabalho e exigindo novas habilidades do contador.
Então, se você ainda não sabe como migrar para a contabilidade digital, precisa dedicar um pouco do seu tempo para analisar essa questão com mais calma.
Para ajudá-lo a tomar as decisões certas, trouxemos as 7 grandes ideias do livro Como a tecnologia está mudando as empresas contábeis, do empresário Anderson Hernandes, que é uma referência neste mercado, para que você possa iniciar já a transformação no seu negócio.
Vale a pena conferir!
1ª grande ideia: as novas empresas e o novo mercado
A cada ano, no Brasil, são abertas 1 milhão de novas empresas, gerando 7 de cada 10 novos postos de trabalho. Só que 27% delas fecham nos primeiros dois anos de operação, por motivos relacionados à falta de conhecimento em fluxo de caixa e gestão financeira.
E é aí que entra a tecnologia, surgindo como grande aliada dos contadores na hora de lidar com este novo e crescente mercado.
Sua função é facilitar a rotina das empresas contábeis, que vivem atoladas em tarefas repetitivas que não geram nenhum valor para o negócio.
Na contabilidade digital, as tarefas burocráticas e repetitivas passam a ser realizadas de forma automática, o que dá oportunidade para o contador assumir um novo papel: o de conselheiro estratégico dos seus clientes.
“O foco não é fazer mais do mesmo, e sim agregar cada vez mais valor para o cliente enquanto se otimizam as rotinas de trabalho no escritório”
2ª grande ideia: o escritório sem papel
Documentos impressos, definitivamente, são coisa do passado. Para aumentar a produtividade e economizar recursos, você precisa investir na digitalização e armazenamento de documentos na nuvem.
Esse recurso proporciona maior segurança, melhor colaboração interna e externa — com mais agilidade no compartilhamento de informações — e simplifica o gerenciamento de documentos, por meio do recurso de busca automática.
“O conceito de escritório sem papel vai para outro nível com o sistema de armazenamento em nuvem”.
Educando os clientes
Para colocar essa ideia em prática, é essencial mudar a mentalidade dos seus clientes, para que eles já enviem os documentos digitalizados e passem a recebê-los também neste formato.
Uma boa razão para eles aderirem ao novo processo é que já não há mais a necessidade de gastar dinheiro para o envio de documentos físicos, o que representa uma economia para a empresa.
Combatendo as resistências - inclusive, dos funcionários
Mesmo sabendo de todos os benefícios, todos nós, humanos, temos uma tendência natural de resistir às mudanças.
E, nas empresas de contabilidade, isso fica ainda mais evidente, uma vez que a maioria das tarefas das rotinas contábeis são repetitivas e muito burocráticas.
Portanto, cabe ao líder da equipe estar preparado para lidar com os “sabotadores do processo”, que vão questionar suas decisões e buscar alternativas para manter tudo do jeito que está.
“Todo esse processo leva tempo e você não vai transformar a sua empresa contábil em apenas alguns meses”
3ª grande ideia: Serviços Online (SaaS)
Estamos em plena era dos serviços online, onde você pode contratar vários softwares que alavancam a produtividade da empresa, sem precisar investir em equipamentos de infraestrutura, como servidores e bancos de dados. Veja alguns exemplos:
- CRM (Customer Relationship Management)
- Gestão Financeira
- Integração de Dados
- Gestão de Contratos
- Gerenciamento de tarefas
- Ferramentas de Marketing
- Comunicação remota
E o melhor é que todos esses serviços são comercializados em planos de assinatura mensal. Conheça algumas vantagens da adoção dessas ferramentas.
- Preço acessível – podendo ser contratado até por pequenas empresas.
- Atualização constante – agregando sempre novas funcionalidades.
- Competição entre as empresas de TI – o que faz com que esses serviços sejam cada vez melhores.
O autor comenta que, muitas vezes, ele prefere utilizar esses serviços online para gestão de tarefas e documentos, a usar as funcionalidades disponíveis no ERP Contábil, que, por serem mais genéricas, acabam tendo uma performance menor do que uma ferramenta online específica.
“Ao invés de contratar um sistema que faz tudo, mas nada perfeitamente bem, você pode ter o melhor software de cada vertical integrada e conversando entre si”
4ª grande ideia: Contabilidade Online Econômica x Contabilidade Digital
O autor do livro “Como a tecnologia está mudando as empresas contábeis”, conta como funciona a contabilidade online, que, se diferencia do modelo tradicional pelas seguintes características:
- Plataforma online – prestação de serviços via internet.
- Preços baixos – planos padronizados de acordo com o perfil e tamanho do cliente.
- Alto investimento – modelo de negócio sustentado por investimentos de empresas de capital de risco.
- Processo escalável de aquisição de cliente – modelo de marketing digital permite atrair clientes com o perfil adequado com baixo investimento
- Autosserviço – o próprio cliente executa boa parte dos processos.
Contabilidade Digital
A dificuldade de competir com a contabilidade online está, principalmente, no baixo preço dos serviços, pois uma empresa que possui infraestrutura física e processos internos menos automatizados, não consegue praticar um valor equivalente.
Nesse sentido, Anderson destaca que as empresas de contabilidade que hoje já usam a tecnologia para otimizar os seus processos, acabaram adotando o termo contabilidade digital para se diferenciar dos serviços de baixo custo e atrair mais clientes.
Por isso, reforçamos a necessidade de investir em automatização de processos o quanto antes.
Veja a principal consequência apontada no livro para quem demora a adotar as soluções tecnológicas em sua empresa.
“Se o seu ritmo de adoção de novas ferramentas e melhorias de processos for muito lento o seu negócio vai ficar muito atrasado em relação a empresas que estão ditando o ritmo desta evolução”
Certamente, manter o padrão baseado em processos manuais não é um bom negócio.
5ª grande ideia: Cloud Accounting
Olhando para o futuro, Anderson aponta que o Cloud Accounting (contabilidade na nuvem) irá mudar muito a forma como contadores e clientes vão atuar.
Trata-se de uma plataforma na nuvem onde cliente e contador trabalharão de forma integrada e online, viabilizando uma contabilidade em tempo real, com indicadores financeiros agregados a contabilidade.
Neste cenário, os sistemas de gestão financeira do cliente, serviços bancários e ERP contábil estarão todos integrados, seja em uma única plataforma, ou através de sistemas conectados por APIs.
Em comum, há o fato de todos estarem na nuvem.
Com isso, o contador passa a ter acesso a todas as informações do cliente em tempo real, viabilizando a escrituração contábil, fiscal e a geração de obrigações acessórias de forma 100% automatizada.
“Um processo desenhado e ajustado para obter ganhar ganhos de produtividade e atender melhor às necessidades dos clientes“
Mas para que isso funcione, é necessário migrar já todos os seus arquivos e documentos para a nuvem, conforme recomenda o autor.
Anderson Hernandes ainda alerta que muitos profissionais e empresas contábeis têm dificuldades em lidar com arquivos e documentos digitais, e que, sem esse conhecimento, será mais difícil adotar um sistema 100% online.
6ª grande ideia: O novo papel do profissional contábil na era das plataformas digitais
Como já comentamos, os serviços e as plataformas digitais estão tomando conta do mercado.
Atualmente, fazemos tudo pela internet: pedimos comida, compramos passagens e hospedagens, solicitamos carros para transporte, pagamos contas etc.
Por que, então, os serviços de contabilidade não poderiam ser realizados da mesma maneira?
No entanto, Anderson Hernandes defende que a plataforma online é apenas um meio para disponibilizar os serviços. Ela não é suficiente para oferecer todos os benefícios que o cliente espera.
O diferencial é um conjunto de de fatores, como processos internos, ferramentas, plataforma de serviços e um time de profissionais capacitados, que juntos fazem a entrega do produto final para o mercado.
Porém, mais importante que tudo isso é o fator humano.
O autor do livro acredita que o relacionamento é o que faz a diferença na contratação de um serviço de contabilidade e também na fidelização de clientes.
“O desafio é não perder a relação humana, mesmo com a automatização do processo”
Assim, mais do que nunca, é importante cuidar do relacionamento com seus clientes.
Para isso, você deve entender as suas necessidades, adequar a sua a sua proposta de valor e seus processos internos para atendê-los da melhor maneira possível.
Então, como as organizações contábeis devem se preparar para estes desafios?
- Preparando seus profissionais para oferecer o suporte que o cliente precisa.
- Qualificando-se para funções mais consultivas.
- Repensando seu portfólio de serviços prestados que podem ser agregados ao serviço contábil.
7ª grande ideia: 3 tendências para o mercado contábil
A obra Como a Tecnologia está transformando as empresas contábeis aponta 3 grandes tendências que você, contador, precisa acompanhar de perto para se manter no mercado. São elas:
1. Aumento da Produtividade
O investimento em tecnologia torna-se inevitável. Você precisa ter as ferramentas adequadas para poder entregar melhores serviços a preços mais competitivos.
2. Automatização de tarefas
Como já falamos muitas vezes aqui, a automatização de processos é imprescindível para aumentar a produtividade da sua empresa.
Utilizando as ferramentas certas, sua equipe não precisará mais se preocupar com as tarefas repetitivas, tendo mais tempo para aprimorar os serviços e investir no relacionamento com os clientes.
3. Novos serviços para o cliente
Diversificar suas ofertas para agregar valor e atender melhor a sua carteira de clientes. Essa deve ser a meta principal do contador daqui para a frente.
A ideia é que o serviço contábil seja uma porta de entrada para o empresário.
Pois, a partir dele você poderá oferecer outros serviços com tickets mais altos, que trarão maior rentabilidade para você e para o seu cliente.
Sabemos que nenhuma mudança ocorre do dia para a noite. É preciso estruturar-se financeira e tecnicamente, adquirir as ferramentas necessárias e, principalmente, educar as pessoas com quem você trabalha.
Mas apesar de não ser um processo fácil, é totalmente possível. E você pode começar hoje mesmo, migrando seus documentos para a nuvem e automatizando o seu processo contábil.
Conheça uma ferramenta indispensável para automatizar as atividades repetitivas e ainda integrar os sistemas do seu escritório contábil com o financeiro das empresas que você atende.
Com o Escritório Inteligente você finalmente terá acesso a todas as informações que precisa com mais agilidade, segurança e reduzindo muito a ocorrência de erros.
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Escritório Inteligente: ferramentas ideal para otimizar suas rotinas contábeis
Porém, para otimizar suas rotinas contábeis é necessário ter uma ferramenta que facilite o seu dia a dia e te da segurança para trabalhar os dados de forma assertiva.
Por isso, apresentamos as soluções do Escritório Inteligente, para otimizar o seu processo. Com a gente você terá a real integração contábil e a velocidade nos processos terceirizados.
Com as ferramentas que o Escritório Inteligente oferece, você conseguirá entregar também o serviço de BPO Financeiro e Recuperação de Créditos Tributários para o seu cliente de maneira rápida e simples.
- EiApp
Aproximar o contador de seu cliente é o objetivo do eiApp. Lançado em outubro, o app é gratuito para clientes do contador e vem com funcionalidades que substituem, por exemplo, a troca de e-mails, o serviço de entrega de documentos e entre outras. O eiApp está disponível para iOS e Android.
“Nosso diferencial é a disponibilidade da informação. O contador e seu cliente tem disponíveis os dados do seu negócio na palma de sua mão”.
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