Dia 15/05 aconteceu mais um Workshop Inteligente repleto de insights valiosos para contadores e gestores de escritórios contábeis.
O evento, conduzido por nosso CEO, Luciano Macario, abordou um tema crucial: "Como receber os extratos dos seus clientes até o dia 05?". A seguir, vamos revisar os principais pontos discutidos e as estratégias apresentadas.
Você tem dificuldades em receber os extratos dos seus clientes?
Se você trabalha com contabilidade, provavelmente já enfrentou o desafio de tentar receber os extratos bancários e documentos necessários de seus clientes dentro do prazo estipulado. Esse problema pode parecer simples, mas seus impactos são profundos e afetam diretamente o funcionamento do escritório contábil.
Contabilidade Atrasada
Uma das consequências mais imediatas da falta de extratos em tempo hábil é a contabilidade atrasada. Sem acesso aos documentos financeiros atualizados, o contador não consegue fechar os balanços mensais ou realizar a conciliação bancária. Esse atraso compromete a qualidade dos relatórios financeiros e pode resultar em erros, retrabalho e até mesmo penalidades fiscais. A contabilidade atrasada não só prejudica o fluxo de trabalho, mas também a confiança do cliente no serviço prestado, principalmente em época de entrega do Imposto de Renda.
Falta de Comunicação com o Cliente
A dificuldade em receber os extratos também revela um problema de comunicação entre o escritório contábil e o cliente. Muitas vezes, os clientes não entendem a importância de enviar os documentos no prazo certo ou não são informados claramente sobre os procedimentos necessários. Essa falta de comunicação pode ser resultado de uma estratégia de comunicação inadequada ou da ausência de canais eficientes para o envio e recebimento de documentos. Sem uma comunicação clara, o processo contábil fica comprometido e a relação com o cliente é enfraquecida.
Equipe Desmotivada
Outro impacto significativo é no sentimento da equipe. Contadores que constantemente enfrentam a dificuldade de obter documentos essenciais podem se sentir frustrados e desmotivados. A repetição de tarefas para lidar com a falta de documentos, a pressão por cumprir prazos mesmo com informações incompletas, e a necessidade de lidar com clientes desorganizados contribuem para um ambiente de trabalho estressante. Equipes desmotivadas têm menor produtividade e maior rotatividade, o que afeta diretamente a eficiência do escritório.
Contador sem tempo e focado apenas na Entrega das Obrigações
Quando os documentos não chegam a tempo, o contador acaba dedicando a maior parte do seu tempo a tarefas operacionais e urgentes, como a correção de erros e a busca incessante por documentos faltantes. Isso impede que ele se concentre em atividades mais estratégicas e consultivas, que agregam valor ao cliente e ao negócio. O foco excessivo na entrega das obrigações impede que o contador participe ativamente do planejamento financeiro dos clientes, limitando seu papel a um mero cumpridor de tarefas burocráticas.
O contador deve ser um estrategista nato!
Durante o Workshop Inteligente, Luciano trouxe algumas informações importantes a respeito de uma pesquisa realizada pelo SEBRAE sobre as diferenças entre as percepções dos serviços prestados pelos contadores. Confira abaixo.
Como estabelecer uma comunicação com o cliente?
A falta de comunicação é um dos principais problemas atuais na relação com pessoas. A comunicação é o ponto falho e o problema é sempre do comunicador. De acordo com estudos realizados por Luciano e toda a experiência de mercado que ele traz, ele considera que, em uma base de clientes de um escritório contábil, por exemplo:
- 60% tem aptidão imediata para a tecnologia
- 20% precisa de um esforço mínimo dos contadores
- 20% não aceitam a tecnologia e necessitam de um esforço alto por parte dos contadores
Para garantir que os extratos dos clientes sejam recebidos em tempo hábil, é crucial incentivar seu time a adotar novas práticas de comunicação e organização. Confira algumas estratégias mencionadas por Luciano:
Frequência do Contato
O primeiro passo é mapear a quantidade de contatos necessários entre a contabilidade e o cliente. A regularidade do contato é fundamental para criar um hábito. Estabeleça um cronograma de comunicação e certifique-se de que sua equipe siga esse cronograma de forma disciplinada. Um contato frequente mantém o cliente informado e engajado, lembrando-o da importância de enviar os documentos necessários.
Clareza nas Informações
Certifique-se de que seu cliente entenda claramente o motivo pelo qual precisa enviar os extratos e outros documentos. A clareza nas informações é essencial. Explique como a entrega pontual desses documentos beneficia não apenas o seu escritório, mas também o próprio cliente, garantindo uma contabilidade precisa e evitando problemas fiscais futuros. Uma comunicação transparente constrói confiança e facilita a colaboração.
Adaptação da Linguagem ao Perfil do Cliente
Evite o "contabilês"! Seu cliente entende do negócio dele, mas não necessariamente de contabilidade. Portanto, adapte sua linguagem ao perfil do cliente. Utilize termos simples e diretos, evitando jargões técnicos que possam confundir. A personalização da comunicação torna as interações mais eficientes e compreensíveis, facilitando o cumprimento das solicitações.
Utilização dos Canais de Comunicação Certos
Conheça o perfil do seu cliente e entenda qual é o melhor canal de comunicação para ele. Alguns clientes preferem e-mails, outros respondem melhor a mensagens de texto ou ligações. Identifique o canal mais eficaz para cada cliente e alinhe sua comunicação a esse canal. O uso adequado dos canais de comunicação aumenta a eficiência e a taxa de resposta dos clientes.
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